Overslaan en naar hoofdinhoud gaan

Van onze Depsters November 17, 2020

Maak een vliegende start met de roadmap voor jouw digitale transformatie

Image

Digitale transformatie is een continu proces vanuit een langetermijnvisie voor de toekomst. Bij projecten die maanden of jaren duren is het belangrijk om met elkaar op één lijn te zitten. Effectief werken begint ermee dat iedereen binnen het gehele bedrijf hetzelfde doel voor ogen heeft.Daardoor blijft elke afdeling het grotere doel ondersteunen vanuit bijbehorende scripts in plaats van steeds weer opnieuw improviseren als uitdagingen verschijnen. Om de digitale toekomst van je bedrijf zeker te stellen is een digitale roadmap noodzakelijk.

Dit wil niet zeggen dat de digitale roadmap in beton gegoten is. Technologische veranderingen gaan steeds sneller waardoor een meerjarenplan niet volledig kan anticiperen op de ontwikkelingen over een, twee of vijf jaar. Een digitale roadmap is een poolster; een referentiepunt dat iedereen in het bedrijf kan volgen.

De eerste stap: de organisatie op een lijn brengen

Iedere organisatie is uniek. Algemene doelstellingen zijn vergelijkbaar met die van andere bedrijven in de branche, maar op het vlak van structuur, routines en processen zijn er meestal grote verschillen. Het begint bij een zoektocht naar hoe de organisatie werkt en wat het bedrijf tot nu toe succesvol heeft gemaakt. In essentie wil je de bedrijfsstrategie doorgronden om de bedrijfsdoelstellingen te kunnen vertalen naar een digitale roadmap. 

Breng daarvoor afdelingsmanagers uit het hele bedrijf bij elkaar en werk samen de belangrijkste doelen uit voor de komende vijf jaar. Door iedere discipline te betrekken bij het proces worden er doelen gesteld op corporate niveau, zoals het verlagen van overheadkosten. Op afdelingsniveau kun je bijvoorbeeld het verbeteren van de logistieke tracking door de keten als doel stellen. 

Bedenk vervolgens bij ieder hoofddoel hoe dit gemeten en gekwantificeerd wordt. Wat zijn de KPI’s die laten zien dat de ondernomen acties een succes waren? Voor financiële doelen is dit eenvoudig, het simpelweg volgen van veranderingen in de balans is daarvoor voldoende. Op andere gebieden kan het ingewikkelder zijn, vooral als het doel algemeen van aard is. Als het bedrijf bijvoorbeeld streeft naar meer verkopen, betekent succes dan een verhoogd aantal verkochte producten of een toename van verkochte producten met een hogere waarde? Dit los je op door specifiek te zijn. Begin met de algemene doelen en luister goed naar de mening van de bedrijfsleiders. Door discussie te voeren over hoe iedere doelstelling gemeten wordt, dwing je de organisatie om helder te krijgen wat er precies bereikt moet worden. 

 Als het bedrijf het eens is geworden over de doelstellingen, bedenk dan de periode waarin deze doelen moeten worden bereikt. Sommige zullen meer tijd kosten, andere zullen binnen een paar maanden gerealiseerd worden. Bepaalde doelen zijn pas te behalen als andere zijn bereikt. Andere zullen het startpunt zijn voor toekomstige ideeën en door het innovatieve karakter de deur openen naar nieuwe mogelijkheden.

Het is niet nodig om direct alle antwoorden te hebben. Je weet misschien dat je het vastleggen en verwerken van gegevens binnen het hele bedrijf wilt verbeteren, maar nog niet welke digitale oplossing hiervoor nodig is. Als het op de roadmap staat, komt het uitwerken en inrichten van de digitale ecosysteemarchitectuur vanzelf aan de orde. 

Begin met een technisch-agnostische benadering

Bij het plannen van de belangrijkste doelen die het bedrijf de komende maanden en jaren wil bereiken, is het belangrijk om ruimdenkend te zijn. Door dit proces in te gaan met een bepaalde oplossing of systeem in gedachten, wordt de aanpak al gekleurd. Dit kan leiden tot een onbewuste vooringenomenheid die het bedrijf kan wegleiden van een geschikter technologieplatform. Het feit dat je een bepaald platform eerder hebt gebruikt en geschikt vond, wil nog niet zeggen dat het ook goed is voor de toekomst van het bedrijf.

Een fabrikant zou bijvoorbeeld op voorhand kunnen kiezen voor blockchain-technologie om elk besteld artikel door de toeleveringsketen te volgen, omdat er een probleem is met ontbrekende voorraden. Blockchain kan nuttig zijn, maar het lost waarschijnlijk niet het achterliggende probleem van de ontbrekende voorraden bij bestellingen. RFID-tagging zou in dit geval een betere oplossing zijn maar het budget is dan al toegewezen aan de minder geschikte blockchain-implementatie.

Door te snel een technologieplatform te kiezen, worden bepaalde behoeften mogelijk niet goed ingevuld. In dit voorbeeld zou het implementeren van blockchain, in plaats van het aanpakken van het achterliggende probleem, ertoe kunnen leiden dat belangrijke kansen worden gemist rondom communicatie tijdens het transport. Hierdoor kunnen er geen geautomatiseerde workflows ingevoerd worden die updates over het transport verstrekken aan betrokken partijen. 

Je zou je bij het beoordelen van technologie voor de organisatie het beste uit kunnen gaan van deze drie invalshoeken: mensen, processen en het huidige technische landschap.

Mensen
De interne digitale capaciteiten en expertises bepalen het succes waarmee de organisatie technologie inzet. Training, tools en de juiste bevoegdheden op de juiste plek zijn nodig om jouw digitale slagkracht te vergroten.

Processen
Volgens de wet van Conway volgen systemen de manier waarop processen zijn georganiseerd. Daarom werkt een HR-afdeling doorgaans met een HR-systeem en werkt de klantenservice met een klantenservicesysteem. Door de interne processen en beslissingsbomen in kaart te brengen, krijgt je een duidelijk beeld van hoe technologie binnen de organisatie gebruikt wordt. Het succes van een technische implementatie op de lange termijn hangt af van hoe goed de technologie past bij jouw organisatie en processen.

Platform
Het technologisch landschap van jouw organisatie bestaat uit een digitale infrastructuur en verschillende tools. Zijn alle applicaties binnen de organisatie gebaseerd op Java-technologie? Of juist op .Net? Bepaalde platforms, zoals Content Management Systemen zullen bepalend zijn voor de techniek van andere applicaties. Als het gebruik van cloud services in het hele bedrijf gangbaar is, zal een cloudimplementatie van de technologieplatforms ook de voorkeur hebben. Het volledig in kaart brengen van het technologisch landschap kan ook interessante bevindingen opleveren. Zo kan er shadow IT aan het licht komen of het gebruik van dezelfde cloud services bij verschillende afdelingen vanuit verschillende accounts.

Het is aan te bevelen om vanaf het begin technisch-agnostisch te zijn. Dit helpt je om iedere potentiële technologieleverancier en implementatiepartner met een open vizier te beoordelen. Zo maak je een zuivere inschatting van de sterke en zwakke punten en in hoeverre deze aansluiten bij de behoeften van jouw organisatie. Analisten zoals Forrester en Gartner publiceren hiervoor regelmatig rapporten over verschillende technologieën, de ontwikkelingen in de markt en de voor- en nadelen van verschillende platforms. 

Samenwerking tijdens iedere fase

Het bouwen van een digitale roadmap begint met het samenbrengen van stakeholders in het hele bedrijf om hun behoeften te achterhalen. Het samenwerken, leren en input verzamelen is een doorlopend proces dat moet blijven gebeuren. Dit geldt ook voor het werken met externe partners en platformaanbieders; samenwerking is een constante en de sleutel om digitale transformatie tot een succes te maken.

Om een ​​digitale transformatie succesvol te maken, moet elke afdeling de nieuwe technologie, de nieuwe processen en workflows die worden geïntroduceerd volledig omarmen. Een buy-in op dit proces is veel waarschijnlijker als de relevante teams betrokken zijn bij het besluitvormingsproces, zien hoe veranderingen in de loop van de tijd worden uitgerold en het gevoel hebben dat hun input wordt gewaardeerd en toegepast. 

De voortdurende input leidt ook tot een technologisch landschap dat veel beter aansluit bij wat de teams nodig hebben. Een eerste briefing is daarom een startpunt; doorlopend overleg en testen geeft het bedrijf de kans om nieuwe uitgerolde technologieën en processen verder te verfijnen.

Als je samenwerkt met externe partners, kan een goede chemie een wereld van verschil maken voor het succes van een project. De digitale roadmap is bedoeld om de manier waarop een bedrijf werkt te transformeren gedurende een langere periode. Dit is een grote opdracht. De juiste samenwerkingspartner begrijpt de zakelijke uitdagingen, is in staat zijn om een ​​project van deze omvang te managen en demonstreert betrokkenheid en toewijding om het project succesvol te maken. Het vinden van deze balans is moeilijk, maar toont aan hoe belangrijk het is om samen te werken met partners die jouw overkoepelende zakelijke doelstellingen voor de lange termijn volledig begrijpen.

Een agile roadmap maken

Innovatie is constant. Het tempo van de veranderingen laat zien dat een agile benadering van de planning een absolute noodzaak is. In plaats van jaren te besteden aan het perfectioneren van een tech-stack die al verouderd is tegen de tijd dat deze wordt vrijgegeven, moeten bedrijven proberen klein te beginnen en op te schalen wanneer de testcase succesvol blijkt.

In de B2B groothandel- en distributiesector richtte Brenntag DigiB op, een digitale innovatie hub die de implementatie van nieuwe technologie in het chemische distributienetwerk begeleidt. Het uitgangspunt van DigiB is om projecten live te krijgen en te leren van wat werkt. Deze crawl, walk, run-benadering maakt het mogelijk dat het bedrijf de belangrijkste inkomstenstromen behoudt terwijl het tegelijkertijd aan de volgende innovatie werkt.

Zorg er bij het plannen van de digitale roadmap voor dat de organisatie zich kan aanpassen terwijl er lessen worden geleerd. Om hier het meeste rendement uit te halen, moet je bedenken hoe het bedrijf feedback verzamelt en deze gebruikt voor verbetering. Dit kan een eerste stap zijn op de roadmap; het toepassen van machine learning en vertaaltechnologie waardoor het bedrijf de schriftelijke feedback van medewerkers snel kan verwerken. Wat zich vervolgens weer kan ontwikkelen tot de verwerking van klantenservicevragen, reviews, testfeedback, berichtgeving over het merk, enzovoort.

De roadmap is dus een leidraad, geen vaste set regels. Het is een goede routekaart die rekening houdt met innovaties aan de horizon om snel te kunnen bewegen als nieuwe technologieën met grote impact zich aandienen. De samenwerking met technologiepartners bij het opstellen van de roadmap kan inzicht geven in geplande releases waarvan het bedrijf op de hoogte moet zijn. Dus test en schaal op. Bedenk welk op gebied van het bedrijf de innovatie gebruikt kan worden en waar de techniek kan dienen als een proof of concept.

Gebruiksgemak en toegankelijkheid

De beste tech-stack op de markt heeft geen zin als het team niet weet hoe het zijn mogelijkheden moet gebruiken. Plan bij het plotten van de digitale oplossingen ook de trainingen die moeten plaatsvinden. Denk ook na over het aanbieden van ondersteunende informatie die altijd beschikbaar is. 

Sommige nieuwe functies worden snel geadapteerd door gebruikers omdat ze lijken op applicaties waaraan iedereen al gewend is, zoals digitale communicatietools. Of collega’s hebben mogelijk al ervaring met de nieuw geïmplementeerde software. Andere veranderingen zullen meer tijd kosten zoals geavanceerde software of nieuwe ontwikkelingen zoals machine learning. De roadmap moet rekening houden met de tijd die nodig is om bij te leren en ook een Data Collection System bevatten om het succes van elke nieuwe feature te volgen.

Nieuwe technologie kan leiden tot nieuwe interne processen. Zorgdragen voor herziening en adaptatie van deze processen is net zo belangrijk als het gebruik van de nieuwe technologie stimuleren. Dit komt neer op training, kennisdeling en het geven van inzicht in wat er verandert en waarom.

Continu verbeteren

Digitale transformatie is geen kwestie van een schakelaar omzetten, het is een doorlopend proces. Het implementeren van de digitale roadmap kan een verandering van de cultuur betekenen, een cultuur van continue verbetering. Kleine veranderingen tellen bij elkaar op en het bedrijf zal de effecten zien als iedere stap van de roadmap is voltooid.

Vier je successen maar verlies nooit het doel van digitale transformatie uit het oog. Dus: always be building, always be scaling, always be improving.

 

Vragen? Wij helpen je graag!

Oeps!

If you're reading this, you unfortunately can't see the form that's supposed to be here. You probably have an ad blocker installed. Please switch off your adblocker in order to see this form.

Still encountering problems? Open this page in a different browser or get in touch with us: [email protected]