Management Support & Travel Werkstudent

Dept Holding NL

Executive Assistant Medior
24 – 40 uur (werkuren bespreekbaar)


Voor ons kantoor in Amsterdam of in Rotterdam zijn we op zoek naar een tijdelijke ambitieuze en talentvolle werkstudent die onderdeel wil zijn van een snelgroeiende, internationale organisatie.


Als werkstudent word je onderdeel van het Management Support & Travel team en help je met het ondersteunen van de Global executive team van Dept. Binnen dit “controlcenter” worden zeer complexe agenda’s beheerd, prioriteiten gesteld en
reizen geboekt, zowel in binnen -en buitenland.

Daarnaast boek je in overleg reizen en hotels voor het Global Executive team, houd je toezicht op alle te maken reizen binnen Dept, zoek je hotels en boekt congressen. Je bent betrokken bij het organiseren van interne events in binnen- en buitenland.

Naast de organisatie van de logistiek, help je ook als aanspreekpunt voor je collega’s wereldwijd op het gebied van reizen. Het reisprogramma is uitdagend en complex. Het ontzorgen van de reizende medewerkers, met de travel policy rekening houdend, is een van je taken. Een culture-fit en goed inlevingsvermogen om dit te realiseren is een belangrijke eigenschap.

De werkzaamheden zijn erg divers, wat dus ook betekent dat je snel moet kunnen schakelen. Naast de verantwoordelijkheid op het gebied van de reizen ondersteun je je collega’s bij het beheren van de agenda’s en administratieve werkzaamheden zoals het maken van afspraken, boeken van spreekkamers, opzetten van conference calls, en help je met het organiseren van evenementen. Maar ook taken als gifts bestellen, bloemen bestellen, lunch regelen, mail beantwoorden, stoelen in vliegtuigen boeken, inchecken; het hoort er allemaal bij.


Een groot gedeelte van het werk doe je vanachter je bureau (en uiteraard tijdens de pandemie vanuit huis), zoals het helpen bij het maken van draaiboeken, het plannen van events en afspraken of het bijwerken van Excel-lijsten.

Maar we verwachten ook dat je representatief bent en tijdens events een fijn aanspreekpunt bent.

Iedere dag komen er nieuwe uitdagingen op ons pad. We werken hard, houden elkaar scherp en zijn een team.

JIJ:

  •  MBO 4 Secretaresse/management assistent of HBO-opleiding in de richting van Office Management, Toerisme, Travel & Hospitality of vergelijkbaar;
  • 3 tot 5 jaar relevante stage- en/of werkervaring;
  •  Hebt ervaring in het werken met Gmail, Google Calendar, Google sheets, Google docs, Dropbox en Keynote;

WIJ BIEDEN:

  • Een open cultuur;
  • De kans om je te ontwikkelen en door te groeien tot een echte professional;
  • Intensieve begeleiding en een volwaardig lidmaatschap tot het team;
  • Lekker en gezond eten op kantoor; 

WIE ZIJN WIJ?

Hi, wij zijn Dept – een internationaal digital agency met de meest ervaren denkers en doeners. Eén agency waar creativiteit, technologie en data samenkomen. Wij helpen met het opnieuw uitvinden en versnellen van jouw digitale werkelijkheid door het creëren van ervaringen die mensen willen en organisaties nodig hebben.

Application sent!
There was an error! Please try again.

Stay in touch!

To make your website user experience as easy and personal as possible, we make use of cookies. We also use them to ensure we and third parties can serve advertisements that are relevant to you.