Virtuelle Events: So wird’s gemacht

Über Jahre hinweg haben sich Mitarbeiter:innen stets an der Kaffeemaschine versammelt oder haben für Teambuilding-Events den Büro-Alltag hinter sich gelassen – doch dies ist momentan nicht möglich. An die Stelle täglicher Kaffee-Meetings sind nun virtuelle Calls getreten, die zwar essentiell für die Kommunikation sind, von vielen Menschen jedoch auch als anstrengend empfunden werden. Keine guten Voraussetzungen dafür, digitale Events zu veranstalten, da man das Erlebnis und die Magie der Erfahrung vor Ort vermisst. Und um ganz ehrlich zu sein: virtuelle Events werden auch einfach schnell langweilig.

Genau das war die Herausforderung, die sich uns bei unserem eigenen jährlichen Flagship-Event stellte: dem DEPT® Festival, das kürzlich mit dem niederländischen Preis „Goldene Giraffe“ für das beste Brand Event ausgezeichnet wurde. Vom kleinen Gathering zum Branchen-Festival schlechthin in nur fünf Jahren – inzwischen freuen sich Tausende von Besucher:innen darauf, sich drei Tage lang über die Zukunft von Kreativität, Daten und Technologie auszutauschen. COVID-19 zwang uns jedoch dazu, unser Festival wohl oder übel neu erfinden zu müssen.

Die Challenge bestand darin, drei Festival-Tage, vollgepackt mit Aktivitäten und Inspiration auf drei Stunden zu verdichten, die sich wiederum wie drei Minuten anfühlen sollten. Gesagt, getan: Um das zu realisieren, haben wir beschlossen, eine Next-Level-Virtual-Experience zu erschaffen, die nicht nur geballte Energie transportiert, sondern auch ein wenig verrückt und vor allem sehr persönlich ist. Wie uns das gelungen ist? Wir haben die physische Festival-Erfahrung genommen und sie transformiert – das Ergebnis war ein interaktiver 3D-Festivalplan mit 15 Bühnen, auf denen mehr als 35 Vorträge stattfanden.

Wenn wir all die Elemente des ursprünglichen Festivals einfach auf eine virtuelle Plattform übertragen hätten, wäre das Ergebnis wahrscheinlich erzwungen, unbeholfen und unter’m Strich unbefriedigend ausgefallen. Deshalb war der Schlüssel für uns, das Festival ganz neu zu denken. Wir starteten, indem wir die Plattform und die Architektur des Events konzipierten. Das Konzept stand dabei über allem, denn es wurde zu unserem roten Faden, auf den wir immer zurückkommen konnten, sowohl visuell als auch in unserer Kommunikation.   

Mit klarem Konzept und Leitmotiv begannen wir daraufhin, unsere 3D-Karte mit React Three Fiber zu erstellen, einem Front-End-Tool, das speziell dafür entwickelt wurde, 3D-Experiences zum Leben zu erwecken. Das wiederum verbanden wir mit Zoom, Slack und Vimeo. Unsere Designer:innen brachten die erste Version in nur wenigen Wochen auf die Strecke. 

Nicht nur die Experience selbst sollte großartig werden – alle Depster sollten schon im Vorfeld Feuer und Flamme für das Event sein. Deshalb brachten wir eine interne Social-Kampagne auf den Weg, in der wir Teaser-Videos posteten und unser Zebra-Maskottchen täglich neue Hinweise streute. Diese Social Drops begeisterten Depster weltweit und machten unmissverständlich klar, dass es sich um kein gewöhnliches Zoom-Event handeln würde.

In nur zwei Monaten designten und bauten wir einen maßgeschneiderten 3D-Festivalplan, der leicht zu erkunden und durch Single-Sign-On geschützt war. Layout und Design stellten das Festivalgelände der vorherigen vier Jahre nach, sodass mehr als 35 knackig-kurze Vorträge – inklusive Branchen-Heroes wie Stefan Sagmeister oder Gmunk – über drei Stunden lang auf 15 Bühnen verteilt stattfinden konnten. Dank eines persönlichen Willkommensfilms von CEO Dimi Albers und den DEPT® Stage Hosts war von Anfang an für eine Wohlfühlatmosphäre gesorgt. Mit Hilfe von Slack und “Social Reportern” wussten alle, was auf den jeweiligen virtuellen Bühnen passierte, wodurch eine gesunde Portion Event-FOMO vor und nach der Veranstaltung entstand.

Durch COVID-19 ist „das Virtuelle“ zu einer neuen Norm aufgestiegen, die auch die Zukunft prägen wird. Es werden hybride Veranstaltungen entstehen, die sowohl physische als auch digitale Elemente vereinen. Und auch dabei wird es nicht bleiben: Denken wir an Product Launches, Remote Assistance oder digitale Campusse. Und warum dort aufhören? Stellen wir uns Online-Umgebungen vor, die es Organisationen ermöglichen, Wissen auszutauschen oder Produkte und Dienstleistungen auf eine zugängliche und persönliche Art und Weise auszuprobieren.    

Unternehmen haben nun die Chance, neue Möglichkeiten für ihr virtuelles Event und vieles darüber hinaus zu entdecken – wir unterstützen Sie gern auf dem Weg dahin. Denn letztendlich ist das Leben viel zu kurz für langweilige Events…