Dept

Ein next-level virtuelles digitales Event

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Es kann unmöglich erscheinen, den Spirit und die Energie physischer Veranstaltungen einzufangen und in ein digitales Erlebnis zu übertragen. Jahrelang haben sich die Mitarbeiter:innen am Wasserspender getroffen oder gemeinsame Betriebsausflüge unternommen. Doch das ist während der Pandemie nicht mehr möglich. Virtuelle Telefonate haben unsere täglichen Kaffeekränzchen ersetzt, und obwohl sie ein wichtiges Kommunikationsinstrument sind, empfinden viele Menschen sie als anstrengend. Das macht es schwierig, digitale Veranstaltungen zu organisieren, da man die Erfahrung und den Zauber der physischen Erfahrung vermisst. Und um ehrlich zu sein, werden sie einfach langweilig.

Vor dieser Herausforderung standen wir bei unserer eigenen jährlichen Vorzeigeveranstaltung: Das Dept Festival, das kürzlich mit der niederländischen “Goldenen Giraffe” für die beste Markenveranstaltung ausgezeichnet wurde. In den letzten fünf Jahren hat sich das einst kleine Treffen zum Branchenfestival des Jahres entwickelt, das Tausende von Besucher:innen aus der ganzen Welt drei Tage lang zur Inspiration über die Zukunft von Kreativität, Daten und Technologie einlädt. COVID-19 zwang uns jedoch dazu, unser Flaggschiff-Event neu zu konzipieren.

The show must go on

Unsere Herausforderung bestand darin, drei Tage voller Aktivitäten und Inspirationen in drei Stunden unterzubringen und dabei das Gefühl zu vermitteln, dass alles nur drei Minuten gedauert hat. Um dies zu erreichen, beschlossen wir, ein next-level virtuelles Event zu schaffen, das voller Energie, ein wenig verrückt und vor allem persönlich ist. Deshalb haben wir das physische Erlebnis neu gestaltet und in ein virtuelles verwandelt, indem wir einen interaktiven 3D-Festivalplan erstellt haben, der 15 Bühnen unterstützt, auf denen mehr als 35 Präsentationen stattfanden.

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Entwurf und Aufbau eines virtuellen Erlebnisses der nächsten Generation für Depsters weltweit

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Der Prozess hinter dem next-level digitalen Event

Alle Elemente des ursprünglichen Festivals einfach auf eine virtuelle Plattform zu übertragen, hätte zu einem unbeholfenen, unbefriedigenden Ergebnis geführt. Daher war eine Neukonzeption der Schlüssel. Um den Prozess einzuleiten, begannen wir damit, unsere Vision, die Plattform und die Architektur der Veranstaltung zu konzipieren. Das Konzept war von entscheidender Bedeutung, denn es wurde zu unserem roten Faden, sowohl visuell als auch in unserer Kommunikation, auf den wir uns immer wieder beziehen konnten.

Mit einem klaren Thema und Konzept begannen wir schnell mit der Erstellung unserer 3D-Karte mit React Three Fiber, einem Front-End-Tool, das speziell für die Verwaltung und Umsetzung von 3D-Erlebnissen entwickelt wurde. Dieses wiederum wurde mit Zoom, Slack und Vimeo verbunden. Unsere Designer:innen hatten die erste Version in nur wenigen Wochen zum Laufen gebracht.

Während unsere Entwickler:innen und Designer:innen die Plattform weiter verfeinerten und testeten, arrangierte unser Kommunikationsteam 50 Redner und 15 Bühnenmoderator:innen und sorgte für zusätzliche Goodies und Unterhaltung, die wir in petto hatten.

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Die Depsters in Stimmung bringen

Wir wollten nicht nur das Erlebnis gestalten, sondern die Depsters auch für das, was kommen würde, in Stimmung bringen. Deshalb haben wir eine interne soziale Kampagne entwickelt, die tägliche Hinweise von unserem Zebra-Maskottchen und Teaser-Videos enthielt. Diese Social Drops begeisterten Depsters weltweit und vermittelten, dass es sich nicht um ein gewöhnliches Zoom-Event handelte.

Ein nahtloses Online-Offline-Veranstaltungserlebnis

In zwei Monaten entwarfen und bauten wir einen massgeschneiderten 3D-Festivalplan, den man leicht erkunden konnte und der durch ein Single Sign-On geschützt war. Das Design und das Layout stellten das Festivalgelände der letzten vier Jahre digital nach, so dass 15 Bühnen und mehr als 35 kurze und knackige Präsentationen, unter anderem von Branchenhelden wie Stefan Sagmeister und Gmunk, in eine dreistündige Veranstaltung gepackt werden konnten. Ein persönlicher Begrüssungsfilm von CEO Dimi Albers und den Dept Stage Hosts sorgte dafür, dass sich jede:r willkommen fühlte. Mit Hilfe von Slack und “Social Reporter:innen” wussten die Teilnehmenden, was auf den virtuellen Bühnen vor sich ging, was zu einem gesunden Mass an Event-FOMO vor und nach der Veranstaltung führte.

Die Themen der Präsentationen reichten von Vielfalt und Integration bis hin zu Datenintelligenz, der Zukunft der Sprache und der Codierung für eine 3D-Welt. Für Unterhaltung sorgten virtuelle Meditationen, Zauberer, Karaoke und DJ-Sets. Auf der virtuellen Karte waren “Easter Eggs” versteckt, die unter anderem zu den zehn berühmtesten Internet-Katzenfilmen und einem verrückten Zoom-Hintergrundwettbewerb führten. Die virtuelle Photo Booth erzeugte eine Live-Fotowand und in allen dreizehn Ländern konnten sich die Besucher:innen nach einem Abstecher beim digitalen Food Trucks über Ubereats und JustEat Takeaway Essen nach Hause liefern lassen.

Ausblick

Wegen COVID-19 ist die Virtualisierung zur neuen Norm geworden, und dies wird die Zukunft prägen, in der neue hybride Veranstaltungen entstehen, die sowohl physische als auch digitale Elemente kombinieren. Und es bleibt nicht bei virtuellen Veranstaltungen, man denke nur an virtuelle Produkteinführungen, Fernbetreuung und digitale Campusse. Wenn man weiter denkt, könnte man sich ganze Online-Umgebungen vorstellen, die es Organisationen ermöglichen, Wissen auszutauschen oder Produkte und Dienstleistungen auf zugängliche und persönliche Weise auszuprobieren.

Organisationen, die die Möglichkeiten für ihre virtuelle Veranstaltung und darüber hinaus ausloten möchten, bieten wir Dienstleistungen an wie die Konzeption, das Design und den Aufbau einer virtuellen 3D-Welt, die Unterstützung Ihrer Marke bei der Bereitstellung der erforderlichen Technologie und Sicherheit für die Durchführung einer Grossveranstaltung sowie Hilfe bei der Produktion. Denn schliesslich ist das Leben zu kurz für langweilige Veranstaltungen.

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Max Pinas

Strategist

Max Pinas

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