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Ein kleiner Guide für virtuelle Events

Simone Saner
Simone Saner
Senior Marketing Manager
Zürich

Die Corona-Pandemie mit ihren Anforderungen an die physische Distanzierung zwischen Menschen hat im Frühling 2020 Eventorganisator:innen auf der ganzen Welt gezwungen, sich neu zu erfinden und andere Wege als gewohnt zu bestreiten. Während dem ersten Lockdown zeigte sich, dass die beliebteste Alternative zum realen Event die virtuelle Variante ist. Und diese bleibt aktuell, während wir auch im Winter 2020/2021 durch weitere Lockdowns gehen. Was virtuelle Events genau sind, welche Arten es gibt und was für und gegen sie spricht, erklären wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Was sind virtuelle Events?

An einem virtuellen Event kann ein Unternehmen digital/live vor einem vorangemeldeten Publikum sprechen. Die Interaktion mit dem Publikum geschieht meistens in Form von Kommentaren, Umfragen, Chats oder Breakout-Rooms. Im Folgenden bringen wir Ihnen in einer nicht abschliessenden Aufzählung drei Formen von virtuellen Events näher, die in unseren Augen besondere Aufmerksamkeit verdienen.

Welche Arten von virtuellen Events gibt es?

Livestreams/Webcasting

Hierbei handelt es sich um die wohl gängigste Variante eines virtuellen Events. Das Streaming findet via soziale Medien wie Instagram, Twitter, Facebook, LinkedIn oder auf YouTube statt. Diese Anlässe sind in der Regel kostenlos und dauern meistens zwischen 60 und 90 Minuten. Die Livestreaming-Branche ist in den letzten Monaten aufgrund von Home Office Pflicht und Lockdowns schier explodiert.

Auch bei Dept machen wir davon Gebrauch: Die Dept Talks, unsere Kundenanlässe, finden aktuell nur als virtuelle Live Events statt. Mit dem Tool Streamyard streamen wir auf unserem YouTube-Kanal regelmässig Diskussionen und Referate mit Expert:innen.

Event-Plattform/Videokonferenz

In diesem Fall geht es um einen virtuellen Event auf einer custom-made und interaktiven 3D-Plattform, welche durch ein Login zur Verfügung gestellt wird. Verschiedene Technologien werden dabei kombiniert. Ein solcher Event ist in der Regel auch kostenlos, dauert aber länger als ein klassischer virtueller Event. 

Ein Beispiel? Das Dept Festival, unser 3-tägiges Mitarbeiterfest einmal im Jahr vor Ort in Amsterdam, wurde 2020 zu einer 3-stündigen virtuellen Event-Plattform umgewandelt. Unser CEO Dimi Albers meinte zutreffend: “In a world that stays at home, we had to rethink our flagship event”. Das Resultat war sehr erfreulich: 80% der Mitarbeitenden nahmen teil, es gab sehr positives Feedback und dadurch, dass der ganze Content aufgenommen wurde, bleibt er aktiv.

Drei Haupt-Anforderungen müssen für eine solche Event-Plattform erfüllt werden:

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Nur wer sicherstellt, dass der virtuelle Event zur Brand und zur Firma passt, dass alle inkludiert werden, und dass man sich auf der Plattform engagieren und interagieren kann, wird damit einen Erfolg landen. Ein virtueller Event  ist ein umfangreiches Projekt, denn vom Konzept bis zum Aftermovie sind viele Arbeitsschritte und einige People-Ressourcen notwendig. Wer die Challenge angehen will und sich im Detail für die 3D-Animation interessiert, dem sei dieser  Blogbeitrag zur Lektüre ans Herz gelegt, denn auch unser Weihnachtsgeschenk 2020 für unsere Kund:innen war eine virtuelle Content-Plattform.

Next level virtual events

Natürlich gehen grosse Event-Veranstalter:innen mit entsprechendem Budget noch einen Schritt weiter. Das offizielle Aftermovie vom belgischen Dancefestival Tomorrowland Ende 2020 zeigt auf atemberaubende und magische Weise, wie mittels Augmented Reality reale DJs in einer virtuellen 3D-Umgebung auflegen und das Publikum auch zu Hause begeistern konnten.

Da uns Corona wohl noch eine Weile beschäftigen wird, darf man davon ausgehen, dass es in naher Zukunft sicher noch viele weitere solche kreative Neuerungen und Umsetzungen mit noch mehr Interaktion zwischen Usern und Eventorganisator:innen geben wird.

Was spricht für virtuelle Events?

  • Keine Begrenzung der Anzahl Zuschauer:innen aufgrund der Locationgrösse
  • Virtuelle Events kennen keine Landesgrenzen. Sie haben eine viel höhere Reichweite, denn die User können sich von irgendwo zuschalten. Somit sind sie internationaler/globaler
  • Der gesamte Content bleibt als Aufzeichnung erhalten und ist somit auch nach dem Event abrufbar
  • Günstiger, da keine allfällige Locationmiete und Cateringkosten anfallen 
  • Bequemer, alle können sich von zu Hause zuschalten
  • Eine einmal erstellte Eventplattform kann für mehrere Zwecke (wieder-)verwendet werden
  • Bei Next Level Virtual Events ist dank dem Einsatz von Augmented Reality ein übersinnliches Erlebnis möglich

Was spricht gegen virtuelle Events?

  • Virtuelle Events sind weniger persönlich und anonymer als reale Events
  • Das Networking respektive der Face-to-Face Austausch geht verloren
  • Als User kann man sich einschalten und wie bei Clubhouse genauso leicht wieder wegschleichen; eine Anmeldung ist somit weniger verpflichtend
  • Emotionen können weniger stark vermittelt werden
  • Weniger professionelles Setting, störende Hintergründe oder schlechte Tonqualität
  • Mitarbeiter:innen sind weniger involviert, so hat z.B. das Sales-Team eine weniger aktive Rolle, weil das Networking mehr oder weniger wegfällt
  • Technisch fehleranfälliger (instabile WLAN-Verbindung, Zoombombing etc.)
  • Aktuell herrscht ein Überangebot an virtuellen Events

Fazit

Es hat sich gezeigt: Virtuelle Events wie Livestreams, Event-Plattformen und Next Level Virtual Events haben sich während der Corona-Pandemie schnell erfolgreich durchgesetzt und weisen viele Vorteile auf. Der spontane Face-to-Face-Dialog zwischen den Menschen geht jedoch verloren und ist nicht einfach 1:1 ersetzbar, da die ganzheitliche Emotion des realen Event-Erlebnisses fehlt. Somit werden sich wohl viele freuen, dass – sobald es die Pandemie-Situation zulässt – hybride oder gar reale Events wieder Realität sein werden. Verschwinden werden virtuelle Events aber auch dann nicht so schnell.

Kontaktieren Sie uns gerne, falls Sie selber eine virtuelle Event/Content-Plattform planen. Wir können Sie von der 3D Map über das Design, die Technologie bis hin zur Produktion beraten und unterstützen.

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