Bij DEPT® werken we allemaal zoveel mogelijk thuis, net als onze klanten. Desondanks gaat het leven gewoon door. Onze klanten moeten nog steeds hun doelen en deadlines halen, en wij streven er vanzelfsprekend nog steeds naar om het best mogelijke werk af te leveren.
Omdat we een internationale agency zijn, zijn we gewend om op afstand bezig te zijn met research en design voor klanten overal ter wereld. Maar voor onze klanten is deze situatie minder gewoon. We willen onze klanten helpen om deze verandering snel door te voeren in hun werkende leven. Maar aan de andere kant zijn er ook aanpassingen die wij moeten maken wat betreft de manieren waarop we werken.
In deze post zullen we uitleggen hoe je op afstand UX-workshops kunt organiseren. Het fysiek organiseren van UX-Workshops heeft een aantal voordelen:
- Je bouwt betere relaties op wanneer je iedereen samenbrengt in dezelfde ruimte voor een workshop. Datzelfde gevoel krijg je niet wanneer je op afstand workshops organiseert.
- In workshops op afstand is het moeilijk om lichaamstaal te interpreteren. Dus wanneer mensen niets zeggen, in de war zijn of zich zelfs terugtrekken van de activiteiten, is het moeilijk om te weten of ze het wel of niet eens zijn.
- In workshops op afstand is het ook veel makkelijker voor mensen om hun concentratie kwijt te raken, omdat ze nu en dan hun e-mail, Slack en WhatsApp checken, of zelfs met hun huisdieren spelen.
- Technologie is niet altijd even betrouwbaar, en WebEx-technologie is altijd gevoelig voor sporadische gebruikers-grillen (“Dave… heeft het gesprek verlaten”).
Helaas is dit in ieder geval op de korte termijn onze nieuwe realiteit. Workshops op afstand zullen de komende weken meer plaats moeten vinden, zowel bij agency’s als DEPT® als intern bij klantenteams. Daarom willen we dit op de best mogelijke manier aanpakken.
Hier zijn een paar snelle tips om van jouw sessies een succes te maken.
1. De juiste output
De sleutel tot elke succesvolle workshop, of dat nu in het echt of op afstand is, is om in de eerste plaats te concentreren op de output. Veel mensen beginnen wanneer ze een workshop plannen meteen met het kiezen van activiteiten (want dat is het leuke stuk, toch?). Maar door eerst op de doelstellingen te focussen kun je je toespitsen op de oefeningen die je nodig hebt (en niet die je zelf stiekem wilt doen), om uit de sessie te halen wat je nodig hebt.
2. Kleinere groepen zijn het beste
Een andere cruciale factor om te overwegen is wie er bij de workshop moet zijn. Voor een typische, fysieke workshop zouden we het tot 8-12 deelnemers willen beperken, waarbij de groep in kleinere groepjes van 4-6 kunnen verdeeld worden wanneer nodig.
Maar met workshops op afstand is het belangrijk om de groep klein te houden zodat je ze volledig betrokken kunt houden tijdens de oefeningen.
Hoe meer mensen je toevoegt aan een sessie op afstand, hoe meer last je krijgt van het omstandereffect: mensen negeren vragen omdat ze denken dat het niet aan hen is om te antwoorden, of omdat ze in algemene zin twijfelen over hun input. Ondertussen laten de meer uitgesproken deelnemers wel van zich horen en overstemmen zo de timidere deelnemers.
Om die reden zou een groep uit maximaal 4-6 deelnemers moeten bestaan om iedereen de ruimte te geven om te praten.
3. De juiste groep voor de juiste oefening
Denk goed na over wat voort soort mensen er nodig zijn voor welke oefeningen. Mensen in Marketing, Sales en Customer Service zijn handig wanneer het gaat om het creëren van User Personas, omdat zij meestal degenen zijn die vaak met klanten praten.
Maar het is moeilijker voor hen om te vertellen hoe er gemeten kan worden hoe succesvol een project is, of wat de Technical Integration-punten zijn, omdat dat buiten hun takenpakket ligt. Daar zijn Product Sponsors / Owners en Technical Managers voor nodig.
Mocht dit het geval zijn, overweeg dan om het programma te verdelen in kleinere sessies, of om verschillende groepen gebruikers op verschillende momenten deel te laten nemen terwijl de Project Sponsors / Owners er de hele dag bij blijven.
4. Deel het programma
Het is een goed idee om het programma voor de sessie met de deelnemers te delen. Dit zorgt ervoor dat iedereen weet wat ze van de dag en de sessie kunnen verwachten. Een overzicht van de namen van de opdrachten, met een tijdsindicatie en een korte beschrijving helpt ook met het overzicht. Bij DEPT® geven we klanten ook een lijst met de ideale deelnemers aan de hand van hun functietitels. Zo kan de klant de juiste mensen uitnodigen voor de sessie.
5. Test de technologie
Dit is misschien een inkoppertje, maar test de WebEx/Skype-technologie voor het gesprek plaatsvindt.
Wij gebruiken Slack als ons voornaamste interne communicatieplatform, maar audio- en videogesprekken zijn soms aan de onbetrouwbare kant, waarbij de verbinding vaak halverwege een gesprek wordt verloren. Google Hangouts is een mogelijk alternatief is voor interne team-gesprekken, maar ook daar is soms sprake van haperende audio. Voor professionele klanten gebruiken we graag WebEx, omdat dat middel vaak het betrouwbaarst in verbindingen blijkt.
Welk platform er ook gebruikt wordt, het is belangrijk om het te testen met de bredere groep Stakeholders vóór de call. We hebben in het verleden gevallen gehad waar de interne firewall van een klant ervoor zorgde dat ze WebEx niet konden gebruiken, waardoor we over moesten gaan op alternatieven zoals Zoom of Join Me.
6. Organisatie op de dag zelf
Zonder grote muren om te bedekken met Post-Its, zal er een digitaal canvas nodig zijn om de activiteiten te organiseren zodat alle deelnemers tegelijkertijd mee kunnen doen.
Bij DEPT® zijn wij groot fan van Miro (voorheen Real Time Board). We gebruiken het nu al zo’n 3 jaar met klanten; klanten zijn er dol op en we hebben nog nooit problemen gehad.
Met Miro heb je kort gezegd een gigantisch canvas dat je kunt gebruiken om handouts te maken. Het beste aan Miro is dat je voor elke oefening specifieke artboards kunt opzetten, terwijl je al je workshop-activiteiten bij elkaar houdt.
Miro heeft ook enorm veel out-of-the-box templates, met de mogelijkheid om eigen templates te maken.
7. Houd de tijd in de gaten
Het is heel belangrijk om je aan de timing van het programma te houden om te zorgen dat de dag op schema blijft lopen. Aangezien iedereen ergens anders zit, achter een computerscherm, is het makkelijk om de tijd uit het oog te verliezen.
Gelukkig helpt Miro je ook hierbij; je kunt steeds een timer toevoegen aan je board voordat je aan een opdracht begint, zodat alle deelnemers weten hoeveel tijd er nog over is om de oefening af te maken.
8. Zorg voor een parkeerterrein
Gedurende de dag zullen er gespreksonderwerpen opduiken waar jij of de klant niets zinnigs over kunnen zeggen, of die niet relevant zijn voor het doel van de oefening.
“Jane, weet jij hoe het zit met dat Brand Refresh-project waar Miles het vorige week over had? Wat voor go-live hebben we daar in gedachten?”
Wanneer dit gebeurt, voegen we deze meestal toe aan een ‘parkeerterrein’-board dat zichtbaar is in de ruimte waar de workshop plaatsvindt. Wanneer iets wordt toegevoegd aan het parkeerterrein, is dat een teken voor alle deelnemers dat we dit onderwerp nu even kunnen laten voor wat het is en dat het iets is waar we later tijdens de workshop op terug komen.
Om dit toe te passen in een digitale omgeving, kun je een apart Google Sheet gedurende de workshop updaten waar ook het team dingen aan kan toevoegen, of je kunt een parkeerterrein-board in Miro aanmaken.
Meer informatie over parkeerterreinen (‘Parking Lots’) vind je hier.
9. Neem af en toe pauze
Vergeet niet dat iedereen tijdens een workshop op afstand achter hun computerscherm zit… en dat sommigen erg interessante thuiswerk-opstellingen hebben.
Wanneer je een dag vullend programma op afstand organiseert, zorg dan dat er wanneer nodig ruimte is voor snelle pauzes. Zo kan je publiek even opladen, naar het toilet gaan, een kop koffie zetten en de benen strekken.
10. Geen paniek
Soms gaan dingen niet volgens plan, maar onthoud dat we ons allemaal elke dag aanpassen en proberen uit te vogelen hoe we dit onbekende terrein kunnen navigeren.
