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Struktur und Planung: Die Erfolgsfaktoren zur Führung eines Projekts

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Damit ein Projekt effizient und erfolgreich wird, braucht es zwingend eine durchdachte Struktur bei der Analyse, der Planung, der Durchführung und der Kontrolle.

Jeder, der einmal in einem Projekt gearbeitet hat – oder gar eines geleitet hat – kennt auch die Probleme, die Projektmanagement mit sich bringen kann. Suboptimal ist zum Beispiel, wenn zwar alle wissen, worum es bei dem Projekt geht, aber keiner eine Ahnung hat, was er genau warum und wann tun soll. Wenn niemand das Gefühl hat, es gäbe so etwas wie einen Masterplan.

Der Titel wirft direkt die Frage auf, was eigentlich Projektführung ist. Sicher gibt es so viele Definitionen, wie Sand am Meer. Grundsätzlich besteht Projektführung aus zwei Teildisziplinen: Erstens aus dem Projektmanagement, zweitens aus der Projektleitung. In einem idealtypischen Projekt wird pro Disziplin je eine Person betraut.

Projektleitung vs Projektmanagement

Einfach gesagt ist immer einer der strategische Initiator und Lenker und der andere – nein, nicht der HiWi sondern – der operative Lenker und Kontrolleur. Vergleichbar sind die Funktionen auch mit dem Chef de Cuisine und dem Chef de Service. Der Chef de Cuisine ist für die Küche und das Küchenpersonal verantwortlich, der Chef de Service nimmt die Verantwortung für Gästekommunikation und Gastbelange wahr.

Der Projektmanager kümmert sich um die externen Angelegenheiten, z.B. vertragliche Belange, Zusammensetzung des Projektteams, Planung des Projekts in Zeit, Ziel und Umfang, sowie der Erkennung von Effizienzpotentialen. Zusätzlich übernimmt der Projektmanager den First Level Support in der Kommunikation zwischen den externen Stakeholdern und dem Projektteam, um die ausführenden Organe – insbesondere den Projektleiter – zu entlasten und ein effizientes Arbeitsklima zu schaffen. Die Arbeit eines Projektmanagers lässt sich metaphorisch mit einem Satz beschreiben: «Projektmanagement ist die Kunst mit sich selbst einen Doppelpass zu spielen, damit die Teamkollegen nur noch ins Tor einschieben dürfen.»

Der Projektleiter befasst sich ausschliesslich mit den internen, also inneren Angelegenheiten des Projekts. Er delegiert die Aufgaben, definiert Teilziele, gibt die Marschrichtung vor und trifft alle internen Entscheidungen. Zusätzlich überwacht er das Projekt, beurteilt Status und «Gesundheitszustand» und ergreift notwendige Massnahmen, um die Ziele zu erreichen.

Wie der geneigte Leser bereits zwischen den Zeilen liest, funktioniert diese Rollenteilung natürlich nur, wenn die interne Kommunikation zwischen dem Projektmanager und dem Projektleiter einwandfrei klappt und beide jederzeit einen genauen Überblick über den Projektstand haben.

Struktur und Planung

Ohne eine saubere Planung des Projektmanagers und einer daraus resultierenden sauberen Struktur des Projektleiters für die Umsetzung und die Kontrolle gerät ein Projekt mit grosser Wahrscheinlichkeit in Schieflage.

Die Planung hat zwei grosse Erfolgsfaktoren: Die Erfassung und Dokumentation des Projektumfangs und die Einordnung in einen validen zeitlichen Rahmen. Hier braucht es sicher gesunden Menschenverstand aber zusätzlich eine umfangreiche Erfahrung mit Projekten ähnlicher Art. So wird beispielsweise das Zusammensetzen eines Tisches eines bekannten schwedischen Möbelhauses ohne Anleitung, trotz aller Trivialität, länger dauern als mit der entsprechenden Anleitung. Zusätzlich wird dieses Projekt schneller abgeschlossen sein, wenn die Projektteilnehmer den Tisch schon mehrfach vorher zusammengesetzt haben. Die Parameter zu erfassen und daraus einen Projektplan zu schreiben scheint einfach, wird aber deutlich komplexer mit der jeweiligen Projektkomplexität und dem Know-How der Teilnehmer.

Die Projektleitung muss den Plan, das Ziel sowie den Zeithorizont verstehen und unterstützen können und vor allem die entsprechenden Strukturen schaffen, damit der Projektplan eingehalten und das Projekt ein Erfolg wird. Die Kunst ist das Herabbrechen der gesamten Projekt-Aufgabe in «verdauliche» Teilaufgaben und die Planung in welcher Reihenfolge die Aufgaben nacheinander oder parallel ausgeführt werden können, bzw. müssen. Dieses Erfassen von Abhängigkeiten ist ein grundsätzliches Know-How, um das Projekt effizient orchestrieren zu können. Hierbei hat der Projektleiter zusätzlich die Kapazitäten der einzelnen Projektteilnehmer im Hinblick auf zeitliche Faktoren und fachliche Kompetenzen zu berücksichtigen. Zusätzlich sind die operativen Teammitglieder jederzeit vom Projektleiter anzuhalten, den Fortschritt und den Abschluss der Teilaufgaben eindeutig zu dokumentieren, um jederzeit den vollständigen Überblick über das Projekt zu gewährleisten. Es gilt eindeutig nicht als Schwäche, sich technische Hilfsmittel zunutze zu machen, z.B. in Form von Projektmanagement-Software. Im Gegenteil: Es sind leider schon viele Projekte an endlosen Excel-Tabellen gescheitert, weil einzelne oder gar alle Projektteilnehmer – inkl. des Leiters und des Managers – den Überblick und Fokus aus den Augen verloren haben.

Halten sich Projektmanager und Projektleiter an diese einfachen, wenn auch manchmal zeitintensiven Regeln, weiss jeder Stakeholder, vom Teammitglied bis zum Kunden, jederzeit was erledigt wurde und was noch zu tun ist. Mit einem professionellen Projektmanagement-Tool können sogar Änderung von Projektzielen, Timings oder Ausgestaltungen abgefangen werden. Gute Tools ermöglichen und unterstützen auch einen regen Austausch aller Projektbeteiligten.

Fazit

Struktur und Planung, oder besser Planung und Struktur, sind immer die ersten und sicher mit die wichtigsten Erfolgskriterien bei der Durchführung eines Projekts.

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