Overslaan en naar hoofdinhoud gaan

Executive Assistant

Image

Voor ons kantoor in Rotterdam zijn we op zoek naar een ambitieuze en talentvolle Executive Assistant die onderdeel wil zijn van een snelgroeiende, internationale organisatie.

Als Executive Assistant word je onderdeel van het Management Support & Travel team en help je met het ondersteunen van de Board van Dept. 

Binnen dit “controlcenter” worden zeer complexe agenda’s beheerd, prioriteiten gesteld en reizen geboekt, zowel in binnen -en buitenland. 

Daarnaast boek je in overleg reizen en hotels voor de Board, houd je toezicht op alle te maken reizen binnen Dept, zoek je hotels en boekt congressen. Je bent betrokken bij het organiseren van interne events in binnen- en buitenland.

Naast de organisatie van de logistiek van de Board, help je ook als aanspreekpunt voor je collega’s wereldwijd op het gebied van reizen. Het reisprogramma is uitdagend en complex. Het ontzorgen van de reizende medewerkers, met de travel policy rekening houdend,  is een van je taken. Een culture-fit en goed inlevingsvermogen om dit te realiseren is een belangrijke eigenschap.

De werkzaamheden zijn erg divers, wat dus ook betekent dat je snel moet kunnen schakelen. Naast de verantwoordelijkheid op het gebied van de reizen ondersteun je je collega’s bij het beheren van de agenda’s en administratieve werkzaamheden zoals het maken van afspraken, boeken van spreekkamers, opzetten van conference calls, en help je met het organiseren van evenementen.

Een groot gedeelte van het werk doe je vanachter je bureau (en uiteraard tijdens de pandemie vanuit huis), zoals het helpen bij het maken van draaiboeken, het plannen van events en afspraken of het bijwerken van Excel-lijsten. 

Maar we verwachten ook dat je representatief bent en tijdens events een fijn aanspreekpunt bent.

Iedere dag komen er nieuwe uitdagingen op ons pad. We werken hard, houden elkaar scherp en zijn een team.

We zijn een jong bedrijf en de knapste koppen werken elke dag voor een breed scala aan klanten, zoals TakeAway, VodafoneZiggo, Gall&Gall, Bol.com, Eneco, Nederlandse Spoorwegen en Jumbo. We willen het liefst de meest getalenteerde experts aan boord, maar we zijn ook op zoek naar de perfecte Dept-fit. Iemand die er niet voor terugdeinst om te leren, te inspireren en te streven naar een betere wereld. Iemand die vooruit kijkt, het podium durft te pakken, en die op vrijdagmiddag met ons proost op een geslaagde week.

 

JIJ:

  • Afgeronde MBO 4 Secretaresse/management assistent of HBO-opleiding in de richting van Office Management, Toerisme, Travel & Hospitality of vergelijkbaar;
  • 3 tot 5 jaar relevante stage- en/of werkervaring;
  • Hebt ervaring in het werken met Gmail, Google Calendar, Google sheets, Google docs, Dropbox en Keynote;
  • Ervaring met booking tools zoals Egencia of Amex GBT is een pré.
  • Bent vanaf maart/april 2021 beschikbaar;
  • Je kunt zelfstandig aan meerdere projecten werken en weet prioriteiten te stellen in een omgeving vol hectiek en deadlines;
  • Je bent flexibel en kunt supersnel schakelen;
  • Je blijft kritisch bij routine taken, kan complexe data ordenen met oog voor relevante details, kan ideeën vertalen naar een effectief plan van aanpak
  • Bent servicegericht en representatief;
  • Hebt affiniteit met online; je hebt interesse in wat we binnen Dept doen en bent geïnteresseerd in technologie en innovatie;
  • Hebt goede communicatieve vaardigheden en spreekt en schrijft naast Nederlands ook vloeiend Engels;

Note: Please submit your cover letter in english

WIJ BIEDEN:

  • Een open cultuur;
  • Een door ons gefaciliteerde thuiswerk setup;
  • Een bijdrage aan je pensioen opbouw;
  • De mogelijkheid om je skills nog verder te ontwikkelen en trainen;
  • Lekker en gezond eten;
  • Twee keer per week bootcamp die niets kost;
  • Een spetterende vrijmibo en legendarische teamuitjes;
  • Een NS-Business Card;
  • Een laptop en een telefoon.

WIE ZIJN WIJ?

Hi, wij zijn Dept – een internationale agency met de meest ervaren denkers & doeners. Eén agency waar creativiteit, technologie en data samenkomen. Wij helpen met het opnieuw uitvinden & versnellen van jouw digitale werkelijkheid door het creëren van ervaringen die mensen willen en organisaties nodig hebben.

Solliciteren kan ook via Whatsapp, stuur ons je CV op 06 82 44 21 20!



 

Solliciteer hier!

Apply for this career
Please enter your first name without using special characters
Please enter your first name without using special characters
Voer alstublieft een geldig e-mailadres in
Please enter a valid mobile phone number and start with the landcode. Example: +123000000
Voer alstublieft een geldige URL in
Voer alstublieft een geldige URL in
upload CV *
Upload alstublieft uw cv
upload motivatie *
Upload alstublieft uw motivatie
Accepteer alstublieft de algemene voorwaarden
Het kan zijn dat sommige velden niet zijn ingevuld, of dat het bijgevoegde bestand te groot is. Maak de benodigde aanpassingen.
Héél even geduld alsjeblieft...

Ohja, nog één ding: your secret is safe with us. In onze zoektocht naar de meest getalenteerde professionals verzamelen we heel wat informatie. Maar geen zorgen. We garanderen jou natuurlijk dat jouw persoonlijke gegevens veilig worden opgeslagen. Door te solliciteren ga je automatisch akkoord met onze Privacy Policy.

Life @ Dept

Dept is een internationale familie van gespecialiseerde digital agencies, gevuld met de beste mensen in onze branche. Wil jij een grotere impact maken? We helpen graag.