Overslaan en naar hoofdinhoud gaan

Digital Teams April 15, 2020

Digitale teams op afstand succesvol laten werken

Image

Digitale teams en digitale transformatie zijn de afgelopen jaren belangrijk geweest. COVID-19 heeft echter duidelijk gemaakt hoe belangrijk alle digitalisatie is als hele bedrijven vanuit huis werken. Gezien de huidige trend om op afstand te werken, moeten merken nieuwe manieren vinden om hun digitale teams te bedienen en te managen. Thuiswerken op grote schaal brengt echter een eigen set van uitdagingen met zich mee. Je hebt de juiste tools, processen en zelfs cultuur nodig om je digitale teams te laten gedijen. Voor veel bedrijven is dit een leermogelijkheid die hen niet alleen nu, maar ook in de verre toekomst van nut zal zijn.

Perfecte bewerking van het gereedschap

Als er op afstand gewerkt wordt, is het in bezit zijn van een bureau slechts het begin. Om effectief te kunnen werken als medewerkers fysiek uit elkaar zijn, zouden merken verschillende tools zoals Slack, Zoom of Google Hangout moeten hebben ingesteld om de communicatie tussen digitale teams mogelijk te maken. Het gaat echter niet alleen om het vergemakkelijken van het contact. Digitale teams moeten snel kunnen bewegen, gezien de snelheid waarmee de externe omgeving verandert. Er moeten dus vangnetten worden aangebracht die de medewerkers in staat stellen om snel te handelen, maar ook om fouten te maken zonder een heel systeem te laten crashen. Vangnetten worden geleverd door automatiserings- en integratie tools zoals GitLab, HotJar of Azure DevOps, om er maar een paar te noemen. Door ervoor te zorgen dat naast de vangnetten ook de juiste en noodzakelijke tools aanwezig zijn, vergemakkelijkt dit het werken van digitale teams die vervolgens zelfstandig aan de slag kunnen gaan.

Synchroniseer het proces

Naast in bezit zijn van de juiste tools, is het ook verstandig om processen te standaardiseren om zo orde op zaken te stellen. Verschillende digitale teams kunnen gebruik maken van tools en methoden voor vergelijkbare scenario’s. Om hier het beste mee om te gaan, moeten bedrijven pragmatisch zijn. Er is niet één beste manier om dingen te doen. Echter, door processen in te stellen, helpt dit de teams om zich te committeren en te leveren wat is afgesproken.

Het is ook belangrijk om regels voor engagement op te stellen, zodat elk team weet hoe het moet communiceren. Bijvoorbeeld: Google Hangouts voor vergaderingen, e-mail voor complexe discussies en Slack voor snelle ad-hoc gesprekken. Door een systeem in te voeren weet men welk kanaal voor welk doel wordt gebruikt en houdt men zich daaraan.

Vergeet ten slotte niet te communiceren en de stakeholders en/of klanten op de hoogte te houden van wat het bedrijf doet, evenals van de toekomstige plannen/strategieontwikkeling. Dit is cruciaal gezien het feit dat er nu ook op afstand met klanten wordt gewerkt. Overweeg bijvoorbeeld om wekelijks een samenvatting te sturen van wat er tot nu toe is bereikt en wat de plannen zijn voor de komende tijd. Dit is geruststellend voor beide partijen en geeft vertrouwen.

Bouw een sterke bedrijfscultuur op

Als er op afstand gewerkt wordt, kan het niet samen zijn met collega’s eenzaam en vreemd aanvoelen. Het is een nieuw ritme voor iedereen. De dagelijkse interacties van het lopen naar iemands bureau of een half uurtje lunchpauze zijn niet meer aan de orde. Bedrijven moeten dus nieuwe manieren bedenken om deze momenten in het dagelijks leven van de werknemers te integreren. Bijvoorbeeld door een Google Hangout lunch teamvergadering of vrijdagavond e-drinks te doen. Het opzetten van dergelijke momenten die het mogelijk maken om samen te lachen, maar ook een tijd om zorgen en problemen te delen, is belangrijk omdat mensen elkaar meer nodig hebben in moeilijke tijden.

Heroverweeg doelstellingen

Digitale teams hebben specifieke doeleinden en het is nu tijd om na te denken over hoe ze het bedrijf het best kunnen ondersteunen. Misschien ligt hun waarde in het versnellen van de rest van de organisatie of het faciliteren van een grote verschuiving tussen kanalen, of kunnen ze op de een of andere manier een bijdrage leveren aan de maatschappij. Wat het ook is, het is nu tijd om de waarde van digitale teams opnieuw te evalueren.

Dit is een leerzame ervaring

Vandaag de dag zijn digitale teams belangrijker dan ooit. Echter om te kunnen gedijen hebben ze de juiste processen en tools nodig, maar ook duidelijke doelstellingen en een sterke bedrijfscultuur. Zie dit als een leermoment voor het bedrijf, dit legt een sterke fundering voor de toekomst waarbij de strategie en manier van werken in de toekomst efficiënter zal kunnen worden aangepast.

Image

Vragen? We helpen je graag!

Oeps!

If you're reading this, you unfortunately can't see the form that's supposed to be here. You probably have an ad blocker installed. Please switch off your adblocker in order to see this form.

Still encountering problems? Open this page in a different browser or get in touch with us: [email protected]