Dept: het leven te kort is om saaie evenementen te organiseren

Als we onze Depsters niet naar het jaarlijkse DEPT® Festival kunnen brengen, brengen we het festival naar de Depsters. Die gedachte stond voorop toen het digital agency de plannen voor het jaarlijkse – legendarische – bedrijfsuitje besprak. Vorig jaar trok het jaarlijkse DEPT® Festival bij Thuishaven in Amsterdam meer dan drieduizend bezoekers. Na afloop bleven alle ‘Depsters’ (werknemers van Dept) samen voor een weekend vol met teambuilding activiteiten, strategie sessies, inspiratie en lol.

“In een wereld waarin iedereen thuis is, moesten we ons flagship evenement opnieuw uitvinden”, vertelt Dimi Albers, CEO van DEPT®. “Tegelijkertijd kan de continue stroom van online meetings behoorlijk vermoeiend – en saai – zijn. Daarom besloten we om die next-level virtuele ervaring te creëren waar we allemaal naar op zoek zijn. Vol energie, een beetje gek en vooral persoonlijk. Want we weten allemaal hoe moeilijk het is om écht met elkaar te verbinden en impact te maken. Het is gaaf om te merken dat we zelfs onze grootste sceptici hebben kunnen overtuigen en dat drie Zoom-uren soms écht kunnen aanvoelen als drie minuten.”

Het agency combineerde bestaande technologieën als Zoom, Slack en Vimeo met de bouw van een op maat gemaakte, interactieve, 3D festival map – geheel afgeschermd door een single sign-on (SSO). Maar liefst vijftien stages en 35+ korte maar krachtige presentaties werden in een drie uur durend evenement gebundeld en legendarische vakexperts zoals Stefan Sagmeister en Gmunk werden uitgenodigd in de virtuele realiteit. Een persoonlijke welkomstvideo door CEO Dimi Albers en stage hosts zorgden ervoor dat iedereen zich welkom voelde. Met behulp van Slack en ‘social reporters’, wist iedereen wat er gaande was, resulterend in een gezonde dosis FOMO vóór en na het event.

Net als bij de offline editie zocht DEPT® naar de juiste balans tussen inhoud en fun. Zo was er plaats voor meditatie, karaoke en een virtuele goochelaar. Met behulp van ‘easter eggs’ belandde je in de meest hilarische kattenfilmpjes of won je een prijs met de beste Zoom-achtergrond. De virtuele photo booth genereerde een live foto wall, en in alle dertien landen kregen Depsters de mogelijkheid om een maaltijd naar keuze thuis te laten bezorgen na een bezoekje aan de digitale foodtruck.

“Het is een mix van inhoud en fun, onverwachte interactie en een next-level 3D-belevenis”, zegt Max Pinas, creative director bij DEPT®. “We hebben alle offline ingrediënten doorvertaald naar een online event concept dat ook nog eens gemakkelijk te kopiëren is naar andere organisaties. Het is een veilige en toekomstbestendige oplossing, die onze klanten kan helpen verbinding te maken met hun werknemers. Simpelweg door live-streaming te combineren met 3D-technologie en een goede hoeveelheid creativiteit en data.”

DEPT® deelt graag tips over hoe je virtuele evenementen tot leven brengt met behulp van technologie en is momenteel met verschillende klanten in contact om deze oplossing toe te passen binnen hun bedrijf. Want zeg nu zelf; het leven is toch te kort om saaie evenementen te organiseren?