Overslaan en naar hoofdinhoud gaan

Strategy & Organisation mei 08, 2017

De eeuwige dynamiek tussen bureau & klant

Image

Dat er spanning kan staan op de samenwerking tussen bureau en klant is een bekend fenomeen. Zoals we in Rotterdam zeggen: “dit is al zo oud als de weg naar Kralingen.” Een logisch gevolg van de afhankelijkheid die er is tussen beiden. Waarom is dit lastig en hoe pak je dit het beste aan?

Waarom kan het lastig zijn?

Deadlines, budgetten en creatieve processen – een mix die kan zorgen voor spanningen. Aan de klantzijde is de uitdaging om budget te vinden en alle stakeholders aan boord te krijgen. Aan de bureauzijde moeten ze binnen korte tijd van briefing tot product komen. En dan ook nog eens creatief zijn. Waarbij je, zoals ik, vaak ook nog moet zorgen voor een gestructureerd proces binnen het creatieve team. Klinkt als iets wat gedoemd is om te mislukken? Toch hoeft dit niet altijd zo te zijn.

Image

Zoek een partner

In de samenwerking met mijn klanten zoek ik altijd naar een partner. Een klant heeft kennis en expertise in huis die ik niet heb en andersom. Zo zijn er klanten die mij dingen kunnen vertellen over ontwikkelingen in de pensioenbranche, die mijn collega’s en ik nooit kunnen voorzien.

Een gezonde spanning tussen bureau- en klantzijde is niet erg. Dit houdt beiden scherp en zorgt ervoor dat je elkaar verder kunt brengen. Op die manier draagt deze zekere spanning juist bij aan een succesvolle samenwerking.

Maar, zodra werk vooral “over de schutting” wordt gegooid benut je niet meer elkaars expertises. Dan ben je geen partners. Hoe zorg je dan wel voor een succesvolle samenwerking? Deze drie gouden tips helpen je opweg:

1. Vertrouw elkaar

Misschien een open deur maar in de praktijk vaak nog erg lastig. Je onderhandelt met elkaar en beide partijen hebben een eigen agenda, die je zeker niet altijd met elkaar hoeft te delen. Toch is het belangrijk dat je elkaar kunt vertrouwen. Zelf zorg ik er altijd voor dat ik mijn beloftes ten alle tijden na kan komen. De keerzijde is dat ik niet altijd zomaar iets toe kan zeggen, maar ik weet wel zeker dat anderen mij kunnen vertrouwen op wat ik beloof. Dat zorgt voor een goede en stabiele basis, waarin genoeg ruimte is voor ieders eigen agenda.

2. Ben open en eerlijk

Door open en eerlijk te communiceren over de belangen die je verdedigt en waar je naartoe wilt, kun je die belangen meenemen in de beslissingen die je maakt. Datzelfde geldt voor het (respectvol) geven van je mening. Door zaken niet te bespreken maak je ze juist groter. Ze benoemen is wellicht lastig omdat je de confrontatie aan moet gaan, maar op lange termijn zal het je alleen maar verder brengen. Dat geldt voor beide partijen.

3. Respecteer elkaar

Zoals eerder gezegd heb je elkaar nodig. Zeker als je op lange termijn aan een goede relatie wil werken is het belangrijk om elkaar te respecteren. Aan het eind van de dag zijn we allemaal mensen. Ik kan het bijvoorbeeld heel goed begrijpen wanneer een klant genoodzaakt is om van gemaakte afspraken te wijken. Maar ook andersom, wie weet hoe een bureau werkt, weet dat de spanning en druk op sommige momenten enorm kunnen zijn.

Wat ik het mooist vind aan klanten waarmee ik kan partnerren? Ondanks dat zij misschien klanten zijn waarmee je relatief gezien een risico neemt, is de uitkomst van zo’n samenwerking vaak vele malen krachtiger.

Asking for a friend? Roep maar.