Overslaan en naar hoofdinhoud gaan

Guiness World of Records™

Een revolutionaire manier om records- en content management te tackelen

Image
1.000
applicaties per week
6.000
goedgekeurde applicaties per jaar

Iedereen kent Guinness World Records™ wel, de universeel erkende overzicht- en toezichthouder in recordbrekende prestaties. Al ongeveer 60 jaar worden mensen over de gehele wereld getriggerd om uitdagingen en prestaties vast te leggen; zo wordt het aantal totale records dus ook steeds hoger. Herkenbaar? Wellicht dat jij wel eens geprobeerd hebt om een bestaand record te verbreken.

Transformatie en centralisatie

Om een impressie te geven: de organisatie heeft al meer dan 40.000 records in de database staan en ontvangt iedere week zo ongeveer 1.000 nieuwe record aanvragen, vanuit 174 landen. Ongeveer 6.000 record aanvragen worden jaarlijks goedgekeurd. Een hoop dus! Daarom stond de organisatie erop om de efficiëntie te verbeteren en om het management binnen de record-operaties te centraliseren. Dit was dan ook de reden waarvoor Dept werd gevraagd om in het project te stappen.

Het doel was duidelijk, namelijk het transformeren van bestaande processen die gaan over het creëren en managen van recorden. Door het gebruiken van een gecentraliseerde tool kan de reactietijden van klanten worden versneld, kunnen resultaten worden voorspeld en wordt het verbeteren van de nauwkeurigheid en het hergebruik van informatie mogelijk gemaakt. Om deze redenen adviseerden wij dus een gecentraliseerd content management hub, dat een stapje verder gaat dan simpelweg alleen het managen van nieuwe en al bestaande records. Een systeem dat aan de eisen en doelen van Guinness World Records’™ management voldoet en ook alle opgeslagen informatie over alle mogelijke touchpoints toegankelijk maakt, dat is wat wij voorstelden en implementeerden.

Image
Image
Image

Een gecentraliseerde content management hub en meer toegankelijkheid naar alle opgeslagen informatie

Het doel was duidelijk, namelijk het transformeren van bestaande processen die gaan over het creëren en managen van records. Door het gebruiken van een gecentraliseerde tool kan de reactietijden van klanten worden versneld, kunnen resultaten worden voorspeld en wordt het verbeteren van de nauwkeurigheid en het hergebruik van informatie mogelijk gemaakt. Om deze redenen adviseerden wij dus een gecentraliseerd content management hub, dat een stapje verder gaat dan simpelweg alleen het managen van nieuwe en al bestaande records. Een systeem dat aan de eisen en doelen van Guinness World Records’ management voldoet en ook alle opgeslagen informatie over alle mogelijke touchpoints toegankelijk maakt, dat is wat wij voorstelden en implementeerden.

Resultaten

De implementatie heeft meerdere voordelen gehad. Door het bieden van een gecentraliseerde kijk op recorden, verbeterden de bestaande workflow processen, zoals de workflow stage of engagement geschiedenis. En door over te stappen op een digitale oplossing, verminderde de organisatie haar jaarlijkse papierverspilling, terwijl consistentie tussen proces en communicatie gewaarborgd bleef. De technische oplossing maakte het tevens mogelijk om content een nieuw doel te geven, waardoor de kansen voor digital marketing en de creatie van microsites nog groter werden. Alle content die binnen het systeem opgeslagen zijn dienen dan ook als een soort blueprint voor een geprint boek, wat direct naar de publisher verzonden kan worden. Het content management systeem en het herdesign van de website creëerden dus lokale content voor globale gebruikers.

Om het samen te vatten, het project kan gezien worden als een totale digitale transformatie die de organisatie heeft ondergaan! Dept is dus een enorme factor geweest in de verbetering van offline processen en het tackelen van record- en content management.

Meer weten? Wij helpen je graag!