Bei DEPT® arbeiten wir größtenteils von zu Hause aus, ebenso wie unsere Kund:innen. Trotzdem geht das Leben fast ganz normal weiter. Unsere Kund:innen müssen immer noch ihre Ziele erreichen sowie Fristen einhalten, und wir bemühen uns nach wie vor, den bestmöglichen Output zu liefern.
Da wir eine internationale Agentur sind, sind wir es gewohnt, für Kund:innen auf der ganzen Welt Research und Design remote durchzuführen. Für unsere Kundschaft hingegen ist dies eher eine ungewöhnliche Situation. Deshalb müssen wir ihnen helfen, sich schnell an diese Veränderung in ihrem Arbeitsleben anzupassen. Aber auch für uns bedeutet dies, die eigene Arbeitsweisen anzupassen.
In diesem Beitrag werde ich über die Durchführung von digitalen UX-Workshops sprechen. Wenn Sie meine Kolleg:innen fragen, dann werden sie Ihnen sagen, dass ich in der Vergangenheit immer gegen die Durchführung von digitalen Workshops war und mich aus verschiedenen Gründen dafür entschieden habe, diese, wo immer möglich, Face-to-Face durchzuführen. Meiner Meinung nach sprechen folgende Punkte dafür:
- Es ist großartig, alle Teilnehmenden für einen Workshop in einem Raum zu versammeln, um persönliche Beziehungen aufzubauen. Dieses Gefühl geht verloren, wenn man Workshops remote durchführt.
- In Remote-Workshops ist es schwierig, die Körpersprache zu lesen. Wenn die Teilnehmenden nicht zu Wort kommen, verwirrt sind oder sich nicht aktiv einbringen, erfährt man nicht, ob sie anderer Meinung sind.
- In Remote-Workshops ist es auch für die Teilnehmenden einfacher abgelenkt zu werden, wenn sich bei ihnen E-Mails, Slack- und WhatsApp-Benachrichtigungen ein- und ausblenden oder sie die Möglichkeit haben, mit ihren Haustieren zu spielen.
- Auf die Technik ist nicht immer Verlass. Die Webex-Technologie ist anfällig für seltsame Störungen (“Dave… hat das Gespräch verlassen”).
Leider ist dies unsere neue Realität – zumindest kurzfristig. Remote-Workshops werden in den kommenden Wochen häufiger stattfinden müssen, sowohl in Agenturen wie DEPT®, als auch intern bei den Teams der Kund:innen.
Hier sind einige kurze Tipps, um die Workshops zu einem Erfolg zu machen.
1. Der richtige Output
Der Schlüssel zu jedem erfolgreichen Workshop, sei es Face-to-Face oder remote, liegt darin, sich zunächst auf die Ergebnisse zu konzentrieren. Viele Menschen suchen sich bei der Planung von Workshops direkt die Übungen heraus (das ist der lustige Teil, oder?). Wenn Sie sich jedoch zuerst auf Ihre Ziele konzentrieren, sollte Ihnen das helfen, die Übungen einzugrenzen, die Sie brauchen (und nicht die, die Sie insgeheim machen wollen), um aus der Sitzung das herauszuholen, was Sie wirklich benötigen.
Ich beginne immer damit, dass ich zuerst aufschreibe, was ich aus dem Workshop herausholen möchte. Das ist die Basis, auf der ich relevante Übungen aufbaue, um schließlich sicherzustellen, dass jede Aufgabe ein klares Ziel verfolgt.
Folgendes sollten Sie dabei beachten:
- Verstehen Sie “Ihr Business”
- Diskutieren Sie, wie Erfolg aussieht
- Verstehen Sie Ihre User:innen
- Diskutieren Sie, welche Funktionen Ihre User:innen benötigen
- Erkunden Sie Ihre Konkurrenzlandschaft
- Überprüfung die Seiten/Komponenten erforderlich
2. Kleinere Gruppen arbeiten am besten
Ein weiterer Erfolgsfaktor, den es zu berücksichtigen gilt, ist die Teilnehmergruppe. Normalerweise würde ich bei einem persönlichen Workshop die Anzahl der Teilnehmenden auf maximal 8-12 beschränken, sodass ich je nach Bedarf kleinere Gruppen von 4 bis 6 Personen bilden kann.
Bei Remote-Workshops kommt es jedoch darauf an, die Teilnehmergruppen klein zu halten, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden die gesamte Zeit aufmerksam sind.
Je mehr Personen an einem Remote-Workshop teilnehmen, desto mehr schleicht sich der Bystander-Effect ein: Bei Fragen in die Runde, denken Leute, dass es nicht deren Aufgabe ist, diese zu beantworten oder fragen sich, welchen Input sie liefern sollen. Währenddessen melden sich gesprächigere Teilnehmenden zu Wort und übertönen die zurückhaltenden Charaktere.
Aus diesem Grund würde ich das Publikum auf nicht mehr als 4-6 Teilnehmende beschränken. So können Sie auch Personen direkt beim Namen nennen, bei denen Sie das Gefühl haben, dass sie sich nicht so lautstark äußern, wie sie sollten.
3. Das passende Publikum für die Übungen
Überlegen Sie sich genau, welche Personen Sie für welche Übungen benötigen. Ein Beispiel: Mitarbeiter:innen aus dem Marketing, Vertrieb und Kundendienst sind sehr nützlich, wenn es um die Erstellung von Personas geht, da sie in der Regel diejenigen sind, die regelmäßig mit Kund:innen sprechen.
Sie würden sich jedoch schwer damit tun, Ihnen zu sagen, wie der Erfolg des Projekts gemessen werden sollte oder was die technischen Integrationspunkte sind, da dies oft außerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs liegt. An dieser Stelle benötigen Sie vielmehr die Projekt- und Technologie Manager:innen.
Ziehen Sie dann lieber in Erwägung Ihre Agenda in kleinere Sessions aufzuteilen. Außerdem sollten Sie darüber nachdenken, ob sich einige Teilnehmenden nur in bestimmte Teile der Agenda mit den Projektmanager:innen dazuschalten sollen.
4. Die Agenda teilen
Sie sollten Ihre Agenda vor der Session mit Ihren Teilnehmenden teilen. So wird sichergestellt, dass alle, die bei der Session teilnehmen, wissen, was sie vom Workshop erwarten können. Ich leite vorab gerne eine Aufschlüsselung der Aufgaben mit den Uhrzeiten und einer kurzen Beschreibung weiter. Bei DEPT® stellen wir unseren Kunden auch die Liste der idealen Teilnehmer zur Verfügung. Die “idealen Teilnehmenden” sind die, die am meisten von dem Workshop profitieren können. So kann der/die Kund:in die richtigen Personen zu seiner Session einladen.
5. Testen Sie vorab die Technik
Es klingt banal, aber testen Sie Webex/Skype oder das von Ihnen favorisierte Tool vor der Session.
Wir nutzen Slack als unsere wichtigste interne Kommunikationsplattform. Doch, meiner Erfahrung nach, sind Slack Audio- und Videoanrufe unzuverlässig und verlieren sehr oft das Signal während des Anrufs. Ich meine, dass Google Hangouts eine bessere Alternative für interne Teamanrufe ist – wobei auch dort der Ton an manchen Stellen abgehackt wird. Aus dem Grund würde ich das Veranstalten eines externen Workshops hier nicht empfehlen.
Für Kundenanrufe verwenden wir Webex, mit dem ich persönlich noch nie Probleme hatte (es hat auch nicht diese lästige “Kyle hat den Raum betreten”-Funktion).
Welche Plattform Sie auch immer verwenden, es ist wichtig, dass Sie diese vor dem Anruf mit der Stakeholder-Gruppe testen. Wir hatten in der Vergangenheit Fälle, in denen die interne Firewall des/der Kund:in die Nutzung von Webex verhindert hat, was bedeutet, dass wir alternativ mit Zoom oder Join Me arbeiten mussten.
6. Den Tag laufen lassen
Da Sie keine großen Wände mit Post-it-Notizen bedecken werden, benötigen Sie eine digitale Leinwand für Ihre Übungen, damit alle Teilnehmenden das Geschehen mitverfolgen können.
Ich bin ein großer Fan von Miro (früher Real Time Board) – seit es mir von einem ehemaligen Kollegen vorgestellt wurde. Wir benutzen es seit etwa 3 Jahren. Die Kund:innen lieben es und wir hatten tatsächlich noch nie Probleme damit.
Mit Miro haben Sie eine riesige Leinwand, auf der Sie Ihre Workshop-Materialien erstellen können. Das Beste daran ist, dass Sie für jede Übung eigene Zeichentafeln erstellen können, die alle Workshop-Übungen verbinden.
Miro wird außerdem mit einer Menge an vorgefertigten Vorlagen geliefert, mit der zusätzlichen Möglichkeit, eigene, benutzerdefinierte Vorlagen zu erstellen.
7. Die Zeit im Auge behalten
Die Einhaltung des Zeitplans ist wirklich wichtig, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Tag auf Kurs halten. Da sich alle an verschiedenen Orten befinden und hinter einem Computerbildschirm sitzen, kann es leicht passieren, dass man die Zeit aus den Augen verliert.
Zum Glück unterstützt Sie Miro auch hier: Sie können vor Beginn jeder Übung eine Zeitschaltuhr an Ihrer Tafel anbringen, damit alle Teilnehmenden wissen, wie viel Zeit Ihnen noch bleibt.
8. Einen “Parkplatz” einführen
Es wird im Laufe des Tages Fragen geben, die weder Sie noch der/die Kund:in direkt beantworten können oder die für den Zweck der Übung nicht relevant sind.
“Jane, wissen Sie, wie weit Sie mit dem Brand Refresh-Projekt sind, über das Miles letzte Woche gesprochen hat? Wie lautet die geplante Live-Schaltung?”
Wenn dies geschieht, platzieren wir die Frage normalerweise auf einer “Parkplatz”-Tafel, die im Workshopraum steht. Wenn ein Punkt dort notiert wird, ist dies ein Signal an alle Teilnehmenden, dass das Thema zunächst zur Seite gelegt und im Anschluss an die Session wieder aufgenommen wird.
Wenn Sie jedoch digital unterwegs sind, können Sie während des gesamten Workshops ein separates Google Sheet aktualisieren, das vom Team ergänzt werden kann, oder einfach Ihre “Parkplatz”-Tafel in Miro erstellen.
Weitere Informationen über “Parkplätze” finden Sie hier.
9. Pausen einlegen
Wenn Sie den ganzen Tag von zu Hause aus arbeiten, denken Sie daran, bei Bedarf kurze Pausen einzulegen.
Diese geben Ihren Zuhörer:innen Zeit, neue Energie zu tanken, zur Toilette zu gehen, einen Tee zu machen und sich die Beine zu vertreten.
10. Keine Panik
Manchmal laufen die Dinge nicht immer nach Plan. Denken Sie daran, dass wir uns alle täglich neuen Herausforderungen stellen müssen.
Ich eröffne gerne meine Remote-Workshops mit dem Intro, dass ich dies idealerweise gerne Face-to-Face gemacht hätte, aber wir den heutigen Tag gemeinsam so lustig und interessant wie möglich gestalten werden. Ich mache auch deutlich, dass ich um Verständnis bitte, wenn nicht alles nach Plan verläuft oder man mich korrigieren muss. Das schafft das Gefühl, dass “wir alle zusammen darin stecken”.
Denken Sie also daran, dass Sie nicht in Panik geraten, wenn an diesem Tag etwas schiefläuft. Bleiben Sie ruhig, entschuldigen Sie sich, wenn nötig und nehmen Sie eine pragmatische Sichtweise ein, wie die Situation gelöst werden kann.
Es wird wahrscheinlich nicht 100%ig perfekt sein, aber es wird viel besser sein, als nichts zu tun! Ihre Kund:innen und Ihr Projektteam werden es Ihnen danken, dass Sie etwas Ordnung in das Chaos gebracht haben!
