Die Bedeutung von E-Commerce wird deutlich angesichts der inzwischen dreistelligen Zahl von Shopsystemen, die auf dem Markt verfügbar sind. Aus dieser resultiert eine Vielzahl an Möglichkeiten – wie können Unternehmen hier die richtige Entscheidung für ihr Business treffen?
Der Auswahlprozess kann äußerst anspruchsvoll sein, denn es gibt sehr viele Dinge zu beachten und eine falsche Auswahl kann den Geschäftserfolg langfristig beeinträchtigen. Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, ist ein 5-schrittiger Prozess zu empfehlen.
An erster Stelle sollte das Entdecken und Sammeln (“to discover”) aller funktionalen- und nicht-funktionalen Anforderungen der unterschiedlichen Stakeholder ihres Unternehmens stehen. Dies hilft dabei, schon zu Beginn des Auswahlprozesses alle wichtigen Details im Fokus zu haben und im Nachgang nicht überrascht zu werden.
Beispielhafte Anforderungen an Ihr Shopsystem könnten folgende sein:
Schritt 1: Feature-Discovery
Nachdem alle Anforderungen dokumentiert sind, ist eine Priorisierung wichtig. Was muss unbedingt vorhanden sein? Was kann später individuell entwickelt werden?
Schritt 2: Prüfung von Ressourcen und Agentur-Screening
Neben dem eigentlichen Shopsystem sollte man auch die Verfügbarkeit von Expert:innen sowohl intern als auch extern bei Agenturen oder Systemintegratoren nicht außer Acht lassen. Die Verbreitung des Systems im Markt und der eigenen Branche ist genauso wichtig wie die dahinterstehende Technologie und Programmiersprache.
Versuchen Sie im Auswahlprozess bereits verschiedene mögliche Implementierungspartner kennenzulernen. Diese bieten in der Regel mehrere mögliche Shopsysteme an und können agnostisch beraten sowie Insights aus vergangenen Projekten teilen.
Schritt 3: Berechnung des “Total Cost of Ownership” (TCO)
Um ein Gesamtbild über die anfallenden Kosten zu erhalten, genügt es nicht, sich nur die eigentlichen Lizenzkosten anzusehen, denn das kann später zu einer unangenehmen Überraschung führen. Die Lizenzmodelle sind unterschiedlich komplex und variieren von einer Umsatzbeteiligung, über jährliche Fixkosten hin zu Kosten pro Verkaufskanal und Land. Folgende Fragen sollten sie sich und dem Anbieter stellen:
Wie hoch sind die eigentlichen Lizenzkosten? Sind diese abhängig von Umsatzschwellen, Anzahl der Märkte oder gar eingesetzter Server? Welche Auswirkungen haben Benutzer:innen mit Administratorzugang auf die Kosten? Welche Kosten fallen für Hosting, Security und Betrieb an?
In den Bereich Gesamtkosten fallen aber auch – und das ist oft der größte Teil – die initiale Entwicklung sowie die laufende Betreuung und Weiterentwicklung der Plattform. Beleuchten Sie daher nicht nur die Tagessätze, sondern auch die Effektivität, die ein:e Entwickler:in bei der Arbeit mit der jeweiligen Plattform leistet.
Schritt 4: Die Präsentationsphase
Rfp-Prozesse sind nicht mehr zeitgemäß für die Evaluation moderner Digitalprojekte, sondern passen für Wasserfallprojekte, in welchen vor Beginn der Realisierung Zeit, Budget und Scope fixiert wurden. Trotz einer intensiven Feature-Discovery werden relevante Themen übersehen oder ändern sich im Laufe des Projektes, sodass man in der Lage sein muss agil zu reagieren. Wir empfehlen deshalb auch, den Auswahlprozess agil zu gestalten.
Holen Sie zunächst von allen Herstellern die notwendigen Informationen ein, die Sie für die Auswahl benötigen, z.b. den Feature-Katalog, technische Details und das Preismodell. Treffen Sie anhand dieser Information eine Vorauswahl und erstellen Sie eine Shortlist von zwei bis maximal fünf Systemherstellern. Wir empfehlen die Anzahl strikt zu begrenzen, denn der Prozess wird für Ihr Team zeitlich und arbeitstechnisch sehr intensiv. Alle Hersteller laden Sie zu einer Präsentation ein, damit Sie mehr über den Hersteller, seine Vision, die Vorzüge der Software und potentielle Lösungsansätze für konkrete Probleme erfahren. Stellen Sie auch bereits für den Präsentationstermin projektspezifische Fragen, die Sie besonders beschäftigen oder für eine Herausforderung halten.
Schritt 5: Das (optionale) MVP-Testprojekt
Hat sich nach den Präsentationen noch kein eindeutiger Sieger gefunden, kann ein Testprojekt mit zwei Herstellern Aufschluss über die Leistungsfähigkeit der jeweiligen Software und die Geschwindigkeit der Anpassbarkeit geben.
Idealerweise erhalten die zwei präferierten Hersteller (ggf. sogar gemeinsam mit einem Agenturpartner) einen Auftrag zur Implementierung eines Features, das nicht zum Standardkatalog gehört. Stellen Sie die Aufgabe so, dass sie im vorgegebenen Zeitrahmen nicht zu schaffen ist.
Dies gibt Ihnen Einblick in folgende Themen zu einem relativ geringem Investment:
- Bei einer schwierigen Aufgabe erkennen Sie konkrete Lösungsansätze
- Wie ist die Zusammenarbeit mit Hersteller und Agentur?
- Wie produktiv ist die Individualisierung des Systems bzw. die “Time To Value”?
